Föreningen

7.1 Guide för friidrottstävlingar

uppdaterad: 24.07.2025 13.44

Friidrottare

7.1  Guide för arrangemang av friidrottstävlingar

*** Under arbete ***

Detta avsnitt är utformat som en guide för hur vi inom VIS planerar och genomför friidrottstävlingar. Det fungerar som en minneslista för vad som skall göras inför, under och efter en tävling. Även om tävlingarna ordnas för olika åldersgrupper och på olika nivåer är det i princip fråga om samma arbete med förberedelser och genomförande. Vi har ett tidsschema att följa och det gäller att genomföra försök och finaler i löp- och fältgrenar enligt gällande regler och ge deltagarna rättvisa förhållanden. 

När det gäller tävlingar på FM eller högre nivå så finns det mera att tänka på när det gäller kringarrangemang, såsom publik, biljettförsäljning, ordning och säkerhet, logistik, marknadsföring, samarbetspartners, inbjudna gäster och evenemangstorg/-program m.m. Dessa aspekter tas inte upp här eftersom dessa är förknippade med stora tävlingar, som kräver en större organisation. Principen inom föreningen är den att större tävlingsarrangemang alltid har en projektledare (ibland kallad generalsekreterare) utöver en tävlingsledaren och en teknisk ledare. När det gäller större tävlingar på FM eller högre nivå, så finnas det en organisationskommitté med utskott med en ordförande, som ansvarar för sin del av arrangemanget. Den typen av tävling görs i regel i samarbete med andra föreningar och med stad/kommun. Det som beskrivs nedan är i så fall en delmängd och motsvarar det ansvarsområde, som tävlingsutskottet skulle ha i en större organisation.     

I verksamhetsplanen för nästkommande år gör friidrottssektionen upp en plan för vilka tävlingar vi skall ta på oss att arrangera. De personer som vanligtvis agerar tävlingsledare och teknisk ledare sitter med i sektionen och informationen löper därmed smärtfritt. Verksamhetsplanen förankras i styrelsen och godkänns vid föreningens årsmöte i december. Utifrån lagd plan ges ansvaret över till tävlingsledaren som sedan har ett övergripande ansvar för förverkligandet, t.ex. tidsplanering, information till ansvarspersoner inom föreningen, bokning av arena, samordning med distrikt och/eller andra takorganisationer.    

Ansvarsområden

Vi delar upp ett tävlingsarrangemang i olika ansvarsomåden (roller), som har sin ansvarsperson samt ett team att jobba med. Om det är fråga om en liten tävling, kan en och samma person ta på sig flera roller. 

  1. Tävlingsledare (TL)
    • Ansvarar för helhetsplaneringen
    • Ansvarar för det som händer på plan i alla grenar, både löpgrenar och fältgrenar 
    • Varje gren har en grenledare, som ansvarar för sin grupp
    • Ansvarar för att det finns ett fungerande tidsschema, som publiceras i god tid.
      • Detta görs i samarbete med den tekniska ledaren   
    • Ansvarar för att tävlingen finns publicerad på förhand och att det finns möjligheter att anmäla sig
    • Ansvarar för att varje grengrupp har en grenledare och bemannar gruppen i samarbete med grenledaren 
    • Ansvarar för att det finns en speaker (ibland två) för tävlingen
    • Ansvarar för kontakten till överdomaren, om en sådan behövs och är utnämnd av distriktet
    • Koordinering av seremonier såsom prisutdelningar och grenpresentationer ingår här, men oftast finns det en namngiven ansvarsperson som tar ansvar för detta. Vid större evenemang ingår även utsmyckningen av stadion och organisering av prisudelningen  
  2. Teknisk ledare (TeL)
    • Ansvarar för bokning av utrymmen och arenan där tävlingen skall hållas 
    • Ansvarar för att att det finns tekniska förutsättningar och regelmässiga redskap för utförandet av alla grenar som ingår i tävlingen
    • Ansvarar för att idrottares eventuellt egna medförda redskap uppfyller de regler som gäller
    • Ansvarar för logistiken vad gäller inlämning, uppbevarande och utlämning av egna redskap
    • Ansvarar för att alla grenledare har den tekniska utrustning till förfogande som behövs för den egna grenen
    • Till tekniska ledarens uppgifter hör också att se till att prestationsplatserna är säkra och att grenarna genomförs säkert, både för idrottarna och publiken
  3. Grenledare (GL)
    • Vi delar upp grenarna i följande grengrupper, som alla skall ha sin ledare
      • löpgrenar - löpledare
      • fältgrenar, hopp - en grenledare per gren
      • fältgrenar, kast - en grenledare per gren
      • mångkamp (sällan) - grenledare   
      • resultatservice - en ledare 
      • tävlingskansli - en ledare
      • starter 
      • speaker
      • kioskförsäljning - en ansvarsperson 
        • inkl. service för funktionärer (kaffe, mat)  
    • En grenledare bör ha genomgått en grundutbildning och känna till de regler om gäller för den egna grenen
    • Grenledaren har en viktig roll som grendomare och rapporterar under tävlingen till tävlingsledaren  
  4. Grenfunktionär (GF)
    • Varje grenledare har ett team av grenfunktionärer, som blir tilldelade uppgifter av grenledaren
    • Antal personer som behövs beror på grenen och på tävlingens dignitet
    • Det är en fördel om grenfunktionären genomgått en grundutbildning, men det är inte obligatoriskt. Det finns mera och mindre kvalificerade uppgifter som skall utföras i en gren  
  5. Ekonomiansvarig (EA)
    • Ansvarar för att att det finns ett system för att betala in anmälningsavgifterna före tävlingen
      • I praktiken görs detta i kilpailukalenteri.fi, så att avgiften betalas på förhand
    • Ansvarar för efterkontroll och för att en lönsamhetsrapport görs i efterhand
    • Ansvarar för eventuella kontantkassor (tävlingskansli, kiosken)
    • Ansvarar för eventuella betalningsterminaler och avtal (vi har avtal med iZettle och Sum Up)    
  6. Marknadsföring och samarbetspartners (MA)
    • I tävlingar på högre nivå (typ FM, Landskamper, Nationella GP, Internationella tävl.) finns det behov av att marknadsföra tävlingarna i förväg. Speciellt i fall där YLE är inblandad och tävlingen televiseras 
    • Här igår även att erbjuda samarbetspartners synlighet och hitta sätt att samarbeta, t.ex grenvärdskap, synlighet på stadion, synlighet i förhandsannonmser, VIP-platser,  m.m.
    • Även planering och upplägg av kampanjer för försäljning av inträdesbiljetter ingår i detta ansvarsområde, såvida detta är aktuellt      
  7. Information, press och media (PA)
    • I tävlingar på högre nivå behövs det en ansvarsperson som  ser till att informationen om tävlingen når alla intressenter, inte minst representanter för press och media. Information  i social media både före, under och efter tävlingen är en viktig del
    • Det gäller också att förhandsplanera och se till att det finns praktiska förutsättningar för pressfolk att göra sitt arbete under tävlingen 

Genomförande

Här följer en praktisk guide, som även fungerar som en minneslista för oss över vad som behöver göras och kommas ihåg inför, under och efter tävlingsarrangemanget. Det är inte fråga om en komplett guide, utan skall snarare fungera som en vägledning. Alla tävlingar har sina egna detaljer att beakta beroende på typ av tävling samt tidpunkt och plats (inomhus/utomhus).   

Generella förberedelser 

  1. Tävlingsprogrammet diskuteras inom friidrottssektionen och beslut tas om föreningens skall ta på sig att arrangera av distriktet (ÖID) eller av förbund (SFI, SUL) utlysta tävlingar. När det gäller FM skall detta göras i god tid, vanligtvis på 2-3 års sikt i andra fall förs denna diskussion på hösten.
  2. Diskussion förs om föreningens egna tävlingar (såsom: Wintergames, Knattekarnevalen, Wasagames) och tidpunkten  sammanjänkas med kända datum i den kommande säsongens tävlingskalendern    
  3. Datum och grenprogram fastslås och inkommande säsongs tävlingar läggs upp i kilpailukalenteri.fi enligt gällande regler och tidsramar (TL). En eller flera e-post-adresser läggs in till av friidrottssektionen utsedd(a) person(er), som skall ha tillgång till tävlingen och kunna uppdatera den med tilläggsinfo, anmälningsdatum, betalningsinformation, preliminärt tidsschema m.m. Ändringar i grenvalen kräver separat behörighet och omskötts av TL. Kilpailukalenteri-systemet skickar ut påminnelse då tävlingsdatum närmar sig. Man kan följa anmälningsläget (antal anmälda, antal starter) på kilpailukalenteri.    
  4. Information om kommande säsongs tävlingsdatum går ut till föreningens presumtiva grenledare och till funktionärskåren för att säkerställa att behövliga resurserna finns
    • Anmärkning: Detta är en kritisk punkt och det har visat sig svårt att få föreningens frivilliga att förbinda sig att ställa upp på ett visst förbestämt datum. Vi har skickat ut anmälningslänkar på förhand, men det har i alla fall visat sig att säkerställandet av funktionärskåren låter sig inte göras förrän i ett alltför sent skede        
  5. En grov planering görs inför säsongen tävlingar (TL) och en diskussion förs i friidrottssektionen om eventuella skolningsbehov och ifall behov finns, läggs en plan in i verksamhetsplanen. Om det är fråga om större tävlingar (FM eller högre) tas diskussionen och besluten av föreningens styrelse      

Före tävlingen  

  1. Anmälningsläget följs på kilpailukalenteri.fi och behövlig information kompletteras vid behov
  2. Preliminärt tidsschema läggs in i god tid (minst 4 veckor) för resp. tävlingsdatum  
  3. Då anmälningstiden gått ut och antal anmälda per gren är känt, görs ett slutgiltigt tidsschema, som uppdateras på kilpailukalenteri (TL och TeL)      
  4. TL skickar ut information till alla ledare och grenledare, som förbundit/förbinder sig att ställa upp. Grenledare håller kontakt med sitt eget team. 
  5. En bindande anmälan begärs in från grenfunktionärer och grengrupperna fastställs (TL, GL)   
  6. Genast efter att anmälningstiden gått ut importerar tävlingen från kilpailukalenteri.fi till tulolista.com. Det finns färdiga rutiner för detta. Då överförs tävlingen med alla grenar och alla deltagare till tuloslista och uppdateringen fortsätter där. Ett lösenord skapas, som sen behövs av alla som skall uppdatera tävlingen och/eller mata in resultat.
  7. Följande skall göras i tuloslista.com innan den  första tävlingsdagen.
    • Starttiden läggs in för alla grenar
    • Kompletteringar görs med anmälningar som inte funnits i kilpailukalenteri. Det är i så fall fråga om specialfall och info kommer från TL
    • Numrering av deltagare i de grenar som skall ha nummerlappar (oftast endast långa lopp och stafetter)
    • Ifall det finns löpgrenar där heatindelning skall göras enligt ranking, läggs rankingen in nu. Denna styr sedan heatindelningen av försöken 
    • Bekräftelse
      • Ifall det finns grenar som skall bekräftas på plats innan heatindelning görs, skrivs bekräftelselista ut 
      • I vissa tävlingar tas bekräftelsen emot på tävlingsplatsen och då behövs ingen lista
    • Startlistor
      • Om efteranmälan inte tillåts och bekräftelse tas emot på tävlingsplatsen, kan startlistor köras ut på förhand (vanligtvis kvällen före) och kopieras upp i behövligt antal
        • löp: 4 st (starter, löpledare, kamera, speaker)
        • fält: 2 st (fältsekreterare, speaker)
      • Om efteranmälan tillåts, måste startlistor köras ut på plats under tävlingen efter utgången av bekräftelsetiden (vanligtvis 60 min före start). Detta kan vara befogat i löpgrenar, om man vill optimera antal heat och undvika luckor i startfältet
    • live.tuloslista.com
      • När tävlingen är uppdaterad och klar, läggs den ut på https://live.tuloslista.com genom att aktivera den i inställningarna i tuloslista.fi      
      • Tävlingens live.tuloslista.com länk läggs in i kilpailukalenteri 
      • Tävlingen är därmed publicerad och grenprogrammet, startlistor och inmatade resultat kan följas av alla intresserade 

Viktiga praktiska förberedelser

   

Tävlingsdagen 

  1. Alla grenledare bör komma i tid på plats och checka sin egen prestationsplats inkl. utrustning
    • Kommunikation mellan starter och kamera - provskott 
    • Testa ljudanläggningen för speakern, inkl. trådlösa handmikrofoner
    • Vindmätares funktion (utomhus)
    •  
  2. ...

 

Efter tävlingen

  1. ...

 

Bilagor

  1. Länk till SFI:s sida med tävlingsregler >> här (öppnas i eget fönster)