Föreningen

2. Ledning och organisation

uppdaterad: 19.01.2020 18.22

 

2.1 Styrelsen

Det stadgeenliga årsmötet i månadsskiftet november-december väljer årligen styrelsens ordförande, samt övriga ledamöter i styrelsen. Årsmötet fastställer även de olika sektionernas och arbetsgruppernas medlemmar, samt även fondstyrelsen.
Till styrelsen uppgifter hör att övervaka sektionernas arbete, sköta medlemsärenden, ordna finansiering, sköta administrativa ärenden och handha ekonomin. Styrelsen ansvarar för det strategiska arbetet, inklusive marknadsföring och information. Styrelsen representerar i allmänhet föreningen utåt och upprätthåller de officiella kontakterna till nationella och internationella förbund, givetvis i samarbete med sektionerna.

Styrelsen har även det övergripande ansvaret – både ekonomiskt och praktiskt – för stora evenemang som profilerar föreningen nationellt och internationellt. Exempel på denna form av evenemang är Kalevaspelen och andra FM-tävlingar, internationella tävlingar (landskamper, Europacup, nordiska mästerskap), samt tävlingar med större ekonomiska insatser (Botniagames, Eliittikisat, o.dyl). Mindre evenemang utan större ekonomiska risker (distrikts- och klubbkamper t.ex) sköts av sektionerna men rapporteras till styrelsen.
Styrelsen sammankommer vid behov, men tillräckligt regelbundet för att upprätthålla en fungerande löpande verksamhet. I allmänhet sammanträder styrelsen omkring 8-10 gånger per år. Styrelsen kan även arbeta med olika specialuppgifter i mindre arbetsgrupper.

2.2 Organisation

Vid sidan av styrelse är föreningen organiserad i sektioner: för närvarande bowling, cykling, friidrott,kraftsport och motion. Två sektioner har under de senaste decennierna varit vilande: skidning och gymnastik. Sektionernas främsta uppgift är att sköta den egna idrottsformens löpande verksamhet. Som främsta styrinstrument för sektionernas verksamhet fungerar den verksamhetsplan och sektionsvisa budget som föreningens årsmöte godkänner.

Inom ramen för den budget och de verksamhetsplaner som årligen godkäns har sektionsordförande stor frihet att lägga upp verksamheten. Sektionerna jobbar på olika sätt och arbetet med att styra och leda verksamheten görs på verksamhetens villkor. I vissa fall och för vissa beslutstagande är formella möten på sin plats och i andra fall styrs verksamheten via diskussioner och möten ute i verksamheten. Viktigt är att arbetet ute i sektionerna görs på ett proffsigt sätt och det följer de gemensamma principerna. En beskrivning av sektionernas arbete finns i avsnittet "Verksamhetsprinciper och sektioner"

2.3 Uppgiftsfördelning

Styrelsen fördelas enligt gällande stadgar på följande poster:

a) Ordförande

Ordförande har det primära ansvaret för föreningens verksamhet, men med en tyngdpunkt på idrottspolitik och strategi.  Representerar föreningen utåt, i samråd med styrelsen och sektionerna. I praktiken kan det till exempel handla om att:

b) Vice ordförande

Denna person är ordförandens ersättare, och kan ha ett specialansvar för något område inom eget intresse- eller kompetensområde, t.ex. medlemsregister, tävlingsärenden, sponsoranskaffning, Ärevarvet, information, marknadsföring, socialla media, webbsiad m.m.
 
c) Ekonom

Föreningens ekonom ansvarar för ekonomi, budgetuppföljning, bokslut, och bidrar till medelanskaffning i samråd med ordförande och den övriga styrelsen. Ekonomen ansvarar även för utbetalning av löner och arvoden.

När det gäller de vardagliga rutinerna ansvarar ekonomen för att:


d) Sekreterare

Sekreteraren skriver styrelsens protokoll och bidrar även till styrelsens allmänna arbete. Bidrar även till medelanskaffningen – genom att sammanställa ansökningar - i samråd med ekonom, ordförande och övriga styrelse. Sekreteraren ansvarar även för att föreningens styrelseprotokoll dokumenteras, och att verksamheten dokumenteras på ett ändamålsenligt sätt.

Notering: Det borde finnas en plan för hur föreningens arkiv skall skötas. Föreningens mötesprotokoll, både styrelsens och sektionernas, utgör på längre sikt en viktig länk till föreningens traditioner och historia, och det är därför viktigt att det finns kontinuerliga rutiner för hur protokoll och andra handlingar arkiveras i föreningen. I praktiken arkiveras alla handlingar per år i föreningens kansli, och samarbete sker även med Vasa Landsarkiv.

e) Sektionsordförande i bowling, cykling friidrott, kraftsport samt motion

Dessa representerar/bevakar främst den egna sektionens intressen i styrelsen, men bidrar även till styrelsens allmänna arbete. Sektionsordföranden är en nyckelperson när det gäller att skapa samhörighet och ”VIS-anda” över sektionsgränserna. Friidrottens sektionsordförande fungerar i samarbete med styrelseordföranden även som förman för inom friidrotten anställd person.
 
f) Friidrottens/föreningens ansvarsperson för tävlingar och evenemang

För närvarande sitter friidrottssektionens tävlingsansvarige även med i styrelsen, vilket har varit en logisk konsekvens av de senaste årens många stortävlingsarrangemang inom friidrotten. Under rådande omständigheter rekommenderas att en dylik ansvarsperson fortsätter arbetet inom styrelsen.

g) Hedersordföranden

Till föreningens tradition hör även att utnämna en hedersordförande. Varje hedersordförande är utnämnd på livstid och endast en person i taget kan fungera som hedersordförande. Hedersordförande väljs av årsmötet på förslag av styrelsen, och bör vara en person som haft långvarig erfarenhet av ledande uppgifter inom föreningen och inom idrottsvärlden i stort. Hedersordföranden har en självskriven plats i fondstyrelsen, fungerar som ett stöd för den sittande styrelsen och kan även representera föreningen vid speciellt högtidliga tillfällen.